นโยบายว่าด้วยการแจ้งเบาะแส หรือข้อร้องเรียน

วัตถุประสงค์

1. เพื่อส่งเสริมให้ผู้บริหาร และพนักงาน ดำเนินธุรกิจอย่างถูกต้อง โปร่งใส ยุติธรรม และสามารถตรวจสอบได้ สอดคล้องกับหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี รวมถึงจรรยาบรรณของบริษัทฯ โดยเปิดโอกาสให้มีการรายงานพฤติกรรมที่ขัดหรือทำให้เกิดความสงสัยว่าขัดต่อนโยบาย เพื่อให้บริษัทฯ สามารถดำนเนินการแก้ไขได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม
2. เพื่อให้มั่นใจว่า ผู้บังคับบัญชาทุกระดับชั้น ทำหน้าที่ดูแล ให้คำแนะนำ และสอดส่องความประพฤติของผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติตามนโยบายอย่างถูกต้อง และผู้ร้องเรียนหรือผู้แจ้งเบาะแสเรื่องดังกล่าวจะได้รับความคุ้มครอง หากเป็นการกระทำด้วยความสุจริตใจ

ขั้นตอนและมาตรการการควบคุม

1. ขอบเขตการแจ้งเบาะแส หรือร้องเรียน

          หากพบเห็นหรือมีข้อสงสัยว่ามีการกระทำที่จะก่อให้เกิดผลเสียต่อบริษัทฯ ดังต่อไปนี้

• การฝ่าฝืนการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทฯ
• การฝ่าฝืนตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับของบริษัทฯ
• การได้รับความไม่เป็นธรรมในการปฏิบัติงาน
• การกระทำทุจริต

2. ช่องทางในการแจ้งเบาะแส หรือร้องเรียน

          อีเมล : anti-corruption@haadyainakarin.com เป็นช่องทางที่มีความปลอดภัย ข้อมูลมีการจัดเก็บเป็นความลับ จำกัดสิทธิ์ผู้เข้าถึงอย่างเข้มงวด ปลอดภัยต่อผู้แจ้ง  และเป็นช่องทางขอคำปรึกษาเกี่ยวกับมาตรการต่อต้านคอร์รัปชัน

3. เงื่อนไขการพิจารณาเบาะแส หรือข้อร้องเรียน
   3.1 รายละเอียดของเบาะแส หรือข้อร้องเรียนต้องมีความชัดเจนหรือเพียงพอที่จะนำสืบหาข้อเท็จจริงได้
   3.2ข้อมูลที่ได้รับจะถือเป็นความลับ ผู้ที่แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน สามารถเลือกไม่เปิดเผยชื่อและรายละเอียดได้ หากเห็นว่าการเปิดเผยนั้นจะทำให้เกิดความไม่ปลอดภัย หรือเกิดความเสียหายใดๆ และจะได้รับความคุ้มครองสิทธิไม่ว่าจะเป็นพนักงาน หรือบุคคลภายนอก  แต่การเปิดเผยตนเอง จะทำให้สามารถรายงานความคืบหน้า สอบถามข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมชี้แจงข้อเท็จจริงให้ทราบ หรือบรรเทาความเสียหายได้เกิดความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
   3.3ระยะเวลาในการดำเนินการเรื่องร้องเรียน ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเรื่อง และความเพียงพอของพยานหลักฐาน

4. กลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้อง
   4.1 ผู้แจ้งข้อมูล หมายถึง ผู้ที่แจ้งเบาะแส หรือร้องเรียน
   4.2 ผู้ดูแลเรื่องร้องเรียน หมายถึง ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้ที่ถูกร้องเรียน หรือผู้บังคับบัญชาเหนือขึ้นไปของหน่วยงานที่ถูกร้องเรียน
   4.3 ผู้ดูแลเรื่องระเบียบวินัย หมายถึง ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
   4.4คณะกรรมการพิจารณาวินัย หมายถึง ผู้ทำหน้าที่สอบสวนและพิจารณา

5. ขั้นตอนการดำเนินการ
   5.1 การลงทะเบียนรับเรื่อง และส่งเรื่อง
   5.1.1 ลงทะเบียนรับเรื่องร้องเรียน และกำหนดวันแจ้งความคืบหน้าของเรื่องที่ร้องเรียนแก่ผู้ร้องเรียน ดังนี้

• กรณีที่มีผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัทฯ อย่างร้ายแรง ให้ดำเนินการโดยด่วนที่สุด
• กรณีอื่น ให้ดำเนินการโดยเร็ว
• กรณีที่เป็นการสอบถามทั่วไป เช่น คำถามเกี่ยวกับราคาหุ้น การจ่ายเงินปันผลจะไม่มีการลงทะเบียนรับเรื่อง แต่จะส่งเรื่องให้กับหน่วยงานที่รับผิดชอบเรื่องนั้นๆ โดยตรงเพื่อตอบแก่ผู้สอบถาม
  5.1.2 ลงบันทึกข้อมูลจากผู้ร้องเรียน  ดังนี้
• ชื่อผู้ร้องเรียน ยกเว้นกรณีที่ไม่ได้ระบุชื่อ
• วันที่ร้องเรียน
• ชื่อบุคคล หรือเหตุการณ์ที่ร้องเรียน
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ
  5.1.3 เมื่อลงทะเบียนและบันทึกข้อมูลเรื่องร้องเรียนแล้ว ให้กำหนดชั้นความลับของเรื่อง (ยกเว้นกรณีที่เป็นการสอบถามทั่วไป) และดำเนินการดังนี้
• ส่งให้ผู้ดูแลเรื่องร้องเรียนดำเนินการหาข้อเท็จจริง และสั่งการตามอำนาจหน้าที่ที่มี
• ดำเนินการหาข้อเท็จจริงและตรวจสอบข้อมูล และรายงานผลการตรวจสอบข้อมูล รวมถึงความเห็นเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียนไปที่ประธานกรรมการบริหาร และรองประธานกรรมการบริหาร โดยผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น เพื่อขอแนวทางการดำเนินการที่เหมาะสมต่อไปส่งสำเนาเรื่องให้ผู้ดูแลเรื่องร้องเรียน และคณะกรรมการพิจารณาวินัย ภายใน 3 วันทำการ เพื่อการดำเนินการด้านระเบียบวินัย หรืออื่นๆ
  5.2 การรวบรวมข้อเท็จจริง และสั่งการ
  5.2.1 ดำเนินการหาข้อเท็จจริงและตรวจสอบข้อมูล และรายงานผลการตรวจสอบข้อมูล รวมถึงความเห็นเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียนไปที่ประธานกรรมการบริหาร และรองประธานกรรมการบริหาร โดยผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น เพื่อขอแนวทางการดำเนินการที่เหมาะสมต่อไป
  หากประธานกรรมการบริหาร และรองประธานกรรมการบริหาร เห็นว่าไม่สามารถดำเนินการตามข้อร้องเรียนได้ ข้อร้องเรียนนั้นจะถูกปิดเรื่องไปและให้ผู้ดูแลเรื่องร้องเรียนสำเนาเรื่องและรายงานผลเพื่อตรวจสอบต่อไป
  5.2.2 หากผู้ดูแลเรื่องร้องเรียนตรวจสอบข้อเท็จจริงแล้ว พบว่าผู้ถูกร้องเรียนไม่มีความผิด หรือเป็นเรื่องที่เกิดจากความเข้าใจผิด ให้ตักเตือนและให้คำแนะนำแก่ผู้ถูกร้องเรียน หรือผู้ที่เกี่ยวข้องให้มีการประพฤติหรือปฏิบัติตนให้เหมาะสม และหากพิจารณาเห็นว่า ควรให้ปิดเรื่องโดยไม่มีการลงโทษใดๆ ให้ผู้ดูแลเรื่องร้องเรียนเสนอเรื่องดังกล่าวแก่ผู้บังคับบัญชาลำดับเหนือขึ้นไป เพื่อขออนุมัติปิดเรื่อง และสำเนาเรื่องเพื่อแจ้งแก่ผู้ร้องเรียนทราบ และรายงานผลเพื่อตรวจสอบต่อไป
  5.3 การสอบสวนข้อเท็จจริง
  5.3.1 คณะกรรมการพิจารณาวินัย ประชุมหารือเพื่อกำหนดเป็นมติที่ประชุม แล้วนำเสนอกรรมการบริหารของสายงาน ภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่มีมติที่ประชุม
  5.3.2 เมื่อมีผลสั่งการของกรรมการบริหารแล้ว ให้แจ้งผลให้ผู้ดูแลเรื่องร้องเรียนทราบทันที เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนต่อไป
  5.4 การแจ้งผลและติดตามการปรับปรุงแก้ไข
  5.4.1 ปฏิบัติตามคำสั่งการ ตักเตือน/ลงโทษตามความเหมาะสม
  5.4.2 แจ้งผลการดำเนินการให้กับผู้ร้องเรียนทราบและบันทึกผลของการดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียนไว้
  5.4.3 ติดตามผลการปรับปรุงแก้ไข และรายงานผลเพื่อการตรวจสอบต่อไป

6.มาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน
          6.1 บริษัทฯ จะเก็บข้อมูลและตัวตนของผู้แจ้งเบาะแสหรือผู้ร้องเรียน และผู้ถูกร้องเรียนเป็นความลับ
          6.2 บริษัทฯ จะเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็น โดยคำนึงถึงความปลอดภัย และความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้
          6.3 ผู้ที่ได้รับความเสียหายจะได้รับการบรรเทาความเสียหายด้วยกระบวนการที่เหมาะสม และเป็นธรรม
          6.4 บริษัทฯ จะไม่กระทำการใดอันไม่เป็นธรรมต่อผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน ไม่ว่าจะโดยการลดตำแหน่ง ลงโทษ ให้ผลทางลบ หรือเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน ลักษณะงาน สถานที่ทำงาน สั่งพักงาน ข่มขู่ รบกวนการปฏิบัติงาน เลิกจ้าง หรือกระทำการอื่นใดที่มีลักษณะเป็นการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมต่อผู้แจ้งเบาะแส หรือผู้ร้องเรียน หรือผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง แม้ว่าการกระทำนั้นจะทำให้บริษัทฯ สูญเสียโอกาสทางธุรกิจ

7. อื่นๆ
   7.1 การร้องเรียนโดยไม่สุจริต หรือผิดช่องทาง

หากพิสูจน์ได้ว่าการแจ้งเบาะแสหรือให้ข้อมูลทำไปโดยไม่สุจริต เจตนากลั่นแกล้ง กรณีเป็นพนักงานของบริษัทฯ จะได้รับการลงโทษทางวินัย แต่หากเป็นบุคคลภายนอกที่การกระทำนั้น ทำให้บริษัทฯ ได้รับความเสียหาย ทางบริษัทฯ จะพิจารณาดำเนินคดีกับบุคคลนั้นๆ ด้วย 
          7.2 ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาเหนือขึ้นไป

               หากผู้บังคับบัญชาละเลย หรือไม่ปฏิบัติตามนโยบายนี้ ผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือขึ้นไป จะต้องได้รับการพิจารณาโทษทางวินัยด้วย